CARA MENYUSUN STRUKTUR DALAM PERUSAHAAN

Bila Anda merancang struktur organisasi yang efektif, banyak pertanyaan yang bisa muncul. Apakah organisasi Anda 'gemuk'? Apakah Anda salah menempatkan pekerja di organisasi Anda? Apakah ada kerajaan-kerajaan kecil dalam organisasi Anda? Bagaimana agar terjalin komunikasi antara departemen yang satu dengan departemen lain? Bagaimana agar struktur yang ada bukan hanya formalitas?

Apa akibat dari penempatan-pekerja yang tidak tepat bagi pekerja maupun organisasi? Apa yang menghambat produktifitas pekerja? Bagaimana merangsang pekerja untuk bekerja keras? Bagaimana merangsang pekerja agar lebih produktif? Bagaimana merancang pekerjaan ('job design') lebih ekfektif? Bagaimana agar sasaran organisasi dapat dicapai lewat pembagian tugas yang telah ditentukan?

Banyak pertanyaan yanjg bisa ditambah bila mau merancang struktur (susunan) organisasi. 

Bagi organisasi yang berpikiran progresif, pertanyaan-pertanyaan di atas sangat penting. Dalam pelatihan Designing an Effective Organization Structure - ini dibahas secara luas. Namun, Anda dapat mengambil poin-poin penting dari pelatihan tersebut untuk Anda terapkan di organisasi Anda.

Poin-Poin Penting Merancang

Struktur Organisasi

Pertama, rancanglah struktur organisasi sesuai dengan missi dan visi organisasi Anda.

Dengan kata lain, tujuan atau sasaran organisasi harus jelas sebelum Anda membuat struktur yang baku. Kadang ada yang buru-buru membuat struktur tanpa kejelasan tentang apa yang diharapkan dari organisasi. Hindarilah membuat bagan organisasi tanpa tujuan organisasi yang jelas.

Kedua, rancanglah susunan organisasi setelah organisasi Anda merumuskan bisnis proses utama untuk mencapai sasaran organisasi.

Ini membantu Anda untuk menemukan bisnis proses atau aktifitas apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi Anda. Akan lebih mudah mengembangkan struktur dengan kejelasan aktifitas.

Bukan hanya itu saja, dengan adanya bisnis proses, akan jelas juga berapa orang pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut dan kualifikasi apa saja yang dibutuhkan dari pekerja.

Ketiga, rancanglah susunan organisasi Anda dengan mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja.

Bisa saja organisasi Anda memiliki banyak talenta, tapi tidak digunakan atau dioptimalkan. Gunakanlah talenta-talenta yang ada dan optimalkanlah bakat dan kemampuan mereka.

Hindari persepsi-persepsi negatif tentang kinerja pekerja di organisasi Anda. Sering orang tidak menunjukkan kinerja bagus karena pekerjaan yang mereka lakukan di luar skop talenta dan 'passion' mereka.

Keempat, pertimbangkanlah umur pekerja ketika Anda menempatkan pekerja pada jabatan-jabatan yang telah Anda rancang.

Ada  6 tahapan karir dalam karir seseorang. Ada masa Trial, Establishment, Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal. Pertimbangkanlah umur pekerja ketika Anda menempatkan mereka pada posisi atau jabatan-jabatan yang sudah dirancang.

Kelima, lakukanlah self-assesment kepada pekerja untuk mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan talenta mereka.

Hindari menempatkan seseorang tanpa mempertimbangkan bakat dan talenta mereka. Tanpa Anda sadari, ini membuat mereka menghasilkan kinerja rendah. Tidak setiap pekerjaan cocok bagi setiap orang.

Bahkan orang yang punya kinerja hebat pada pekerjaan tertentu belum tentu memiliki kinerja yang sama pada pekerjaan lain. Pertimbangkanlah prinsip ini bila Anda menempatkan seseorang pada jabatan tertentu.

Keenam, berbicaralah dengan pekerja bahwa posisi yang Anda tawarkan pada pekerja bisa tidak sesuai dengan bakat dan talentanya.

Tidak selalu ada posisi yang terbaik buat setiap pekerja di organisasi. Kadang talenta dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja atau posisi yang ada tidak selalu sesuai dengan bakat dan talenta pekerja.

Komunikasikanlah bahwa posisi yang Anda tawarkan kepada pekerja mungkin tidak akan menghasilkan kinerja baik. Ini akan menolong pekerja apakah ia akan ambil jabatan tersebut atau memilih pindah ke perusahaan lain, yang mungkin lebih baik buat pekerja maupun organisasi Anda sendiri.